Kostenoptimierung durch Prozessoptimierung

Die Optimierung von Kosten in jedem Unternehmen konzentriert sich auf drei Bereiche: Produkte, Prozesse und Ressourcen (insbesondere Personal, Material und Anlagen). Die Kostenreduktion durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen, also die Prozessoptimierung, zielt darauf ab, Effizienz und Produktivität zu steigern und dabei gleichzeitig die Kosten zu senken. Durch die Erkennung und Beseitigung ineffizienter Prozesse können Unternehmen nicht nur ihre Kosten mindern, sondern auch die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und den Gewinn maximieren.

Vorgehen bei der Prozessoptimierung

• Prozessanalyse durchführen
• Massnahmen und Projekte zur Prozessoptimierung planen
• Arbeitsschritte zusammenfassen und integrieren
• Prozessoptimierung mit Automatisierung und Workflow-Systemen
  
• Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen
• Methoden und Werkzeuge für die Prozessoptimierung

Prozessanalyse durchführen

Die Prozessanalyse beinhaltet die systematische Untersuchung von Abläufen, bei der diese in ihre einzelnen Bestandteile zerlegt werden. Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis für den Prozess zu entwickeln und Schwachstellen sowie Potenziale zur Verbesserung zu identifizieren. Damit ist die Prozessanalyse die Grundlage für die laufende Optimierung von Prozessen und einem gut funktionierenden Prozessmanagement.

Wie gehen wir vor bei der Prozessanalyse:

1. Prozessidentifikation: Sammeln und dokumentieren der Informationen zu bestehenden Prozessen.
2. Prozessdokumentation: Erstellen der Flussdiagramme oder Prozesslandkarten, um den Ablauf visuell darzustellen.
3. Schwachstellenanalyse: Identifizieren ineffizienter Bereiche, Engpässe (Bottlenecks) oder überflüssiger Schritte.
4. Datensammlung: Sammeln der relevante Daten, um die Leistung des Prozesses zu quantifizieren.
5. Stakeholder-Feedback: Berücksichtigen der Perspektiven und Anforderungen aller relevanten Stakeholder.

Massnahmen und Projekte zur Prozessoptimierung planen

Nachdem bestehende Prozesse analysiert und visualisiert wurden, ist eine schrittweise Verbesserung möglich. Identifizierte Schwachstellen und ihre Ursachen führen oft zu unmittelbaren Massnahmen zur Beseitigung und Optimierung des Prozesses. Einige Massnahmen können umfassend sein und ein ganzes Projekt erfordern, das auf die Neuausrichtung oder Reorganisation des betroffenen Prozesses abzielt. Andere Massnahmen können leicht umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiter kontinuierliche Verbesserungen im Sinne von Kaizen vornehmen.

Arbeitsschritte zusammenfassen und integrieren

Prozessoptimierung mit Automatisierung und Workflow-Systemen
Die Geschäftsprozessautomatisierung bezieht sich auf die Anwendung von Technologien, um manuelle Aufgaben und Abläufe in einem Unternehmen zu automatisieren. Dies umfasst die Nutzung von Workflow-Systemen, RPA (Robotic Process Automation) und anderen Automatisierungstools, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Ressourcen effektiver einzusetzen. Durch die Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, die Genauigkeit verbessern und eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen ermöglichen.

Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen

Prozesse sind aufgrund ihrer Komplexität nicht vollständig vorplanbar und umsetzbar. Es wird empfohlen, gestuft und iterativ vorzugehen, nach dem Leitbild "Design big – Implement small". Ein grober Plan definiert zunächst die wichtigen Ziele und den idealen Prozess. Schrittweise werden dann Detailpläne für Teilprozesse erstellt. Während der Umsetzung wird erkennbar, dass nicht immer alles nach Plan verläuft. Anpassungen und Verbesserungen erfolgen schrittweise, orientiert am Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) oder am PDCA-Zyklus*). Schnelle Erfolge sind ideal, um Motivation und Veränderung im Unternehmen zu fördern.

Bei umfassenden Prozessreorganisationen können grössere Veränderungen im Unternehmen auftreten, weshalb ein proaktiver Ansatz im Prozessmanagement ähnlich einem Change-Management- oder Organisationsentwicklungsprojekt sehr empfehlenswert ist.

*) PDCA-Zyklus (auch Deming-Kreis, Deming-Zyklus oder PDCA Kreislauf) bezeichnet ein grundlegendes Konzept im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es dient der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie bei der Fehler-Ursache-Analyse. Der PDCA-Kreis besteht aus den vier sich wiederholenden Phasen: Plan-Do-Check-Act (dt. Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln).

Methoden und Werkzeuge für die Prozessoptimierung

Es gibt verschiedene Methoden und Werkzeuge für die Prozessoptimierung, die je nach Kontext und Zielsetzung eingesetzt werden können. Die Auswahl der Methoden und Werkzeuge hängt von der Art des Prozesses, den Zielen der Optimierung und den verfügbaren Ressourcen ab. Oftmals werden auch verschiedene Ansätze kombiniert, um eine umfassende Analyse und Verbesserung zu gewährleisten.  Nachfolgend sind ein paar der häufig verwendeten Methoden und Werkzeuge aufgelistet:

Methoden:

• Six Sigma: Systematische, datenbasierte Methode zur Reduzierung von Prozessvariationen und zur Verbesserung der Qualität.
• Lean Management: Fokussiert auf die Eliminierung von Verschwendung, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
• Kaizen: Kontinuierlicher Verbesserungsansatz, der auf schrittweisen, kleinen Veränderungen basiert.
• Total Quality Management (TQM): Ganzheitlicher Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung von Qualität und Leistung.
• Business Process Reengineering (BPR): Radikale Neugestaltung von Geschäftsprozessen, oft unter Einbeziehung neuer Technologien.
• Value Stream Mapping: Visualisierung des gesamten Wertschöpfungsprozesses zur Identifikation von Verschwendung und Engpässen.

Werkzeuge:

• Prozessmodellierungstools: Software wie Creately, Montag.com, Microsoft Visio, Lucidchart, Bizagi und viele mehr zur Visualisierung von Prozessen.
• Workflow-Management-Systeme (WMS): Automatisierungstools, um die Ausführung, Überwachung und Optimierung von Arbeitsabläufen zu unterstützen.
• Prozessmining-Tools: Analysieren Protokoll- oder Transaktionsdaten, um Prozesse zu visualisieren und Schwachstellen zu identifizieren.
• Fishbone-Diagramme (Ishikawa): Grafische Darstellung, um Ursachen von Problemen oder Schwachstellen zu identifizieren.
• Pareto-Analyse: Identifiziert die wichtigsten Faktoren, die einen Effekt auf ein Problem haben, um Ressourcen effizient zu nutzen.
• Brainstorming: Kreative Methode zur Sammlung von Ideen und Lösungsansätzen.
• Benchmarking: Vergleich der eigenen Prozesse mit denen von branchenführenden Unternehmen, um Best Practices zu identifizieren.